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La protección de datos en comunidades de propietarios es de especial relevancia y durante la pandemia provocada por la COVID-19, han sido muchos los cambios realizados en cuento a las celebraciones de las juntas de propietarios, es por ello, que desde Darkon, consultoría de protección de datos especializada en protección de datos a administradores de fincas os detallamos las nuevas normativas referentes a la celebración y grabación de las juntas de propietarios.
¿Se puede celebrar una junta de propietarios en época de pandemia?
El pasado 5 de mayo de 2021 se publicó en el BOE el Real Decreto-ley 8/2021, de 4 de mayo.
En esta disposición se regula, a causa de la pandemia, la suspensión de la celebración de las juntas de propietarios hasta el 31 de diciembre de 2021 lo que conllevará la prórroga del presupuesto anual de la última junta y los cargos electos durante este período.
No obstante, se recoge la posibilidad de celebrar juntas de propietarios para aquellos casos en los que haya de tomar acuerdos que no admitan demora; entre los acuerdos que no pueden demorarse se entenderán incluidos, en todo caso, los atinentes a las obras, actuaciones e instalaciones mencionadas en el artículo 10.1.b) de la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal, que sí requieran acuerdo de la junta.
En estos casos la junta de propietarios se podrá realizar telemáticamente o por conferencia múltiple cuando los propietarios dispongan de los medios adecuados para realizarla; será el Secretario Administrador el encargado de comprobarlo y reconocer la identidad de los asistentes a la junta.
La protección de datos en comunidades de propietarios – ¿Se puede grabar una junta de propietarios?
Para poder grabar la junta de propietarios, el Secretario-Administrador deberá someter a votación dicha propuesta como punto 1 del orden del día de la junta.
Presentada la propuesta a votación, se requerirá mayoría simple de los asistentes para proceder a la misma. Este acuerdo puede hacerse extensivo (indicándolo en el punto del orden del día) a todas las juntas futuras, teniendo en cuenta que, aunque se apruebe por la mayoría simple se deberá incluir en las futuras convocatorias la ratificación de este acuerdo en el primer punto del orden del día.
Una vez aprobado, el Secretario-Administrador de fincas podrá grabar una junta de vecinos por cualquier medio audiovisual con las siguientes finalidades:
- Redactar el acta de manera correcta.
- Utilizarse como prueba en los procedimientos judiciales.
El Secretario-Administrador será el encargado de custodiar las grabaciones durante el período necesario para cumplir con los fines descritos. No se podrá utilizar la grabación para un fin distinto a los enumerados como punto 1 y 2.
Protección de datos de administradores de fincas – las grabaciones
Para poder realizar dicha grabación se deberá informar a los vecinos que conforman la junta indicándolo en el primer punto del orden del día (artículo 13 RGPD) indicando:
- Los datos del responsable del tratamiento y su encargado: La comunidad y su Administrador de fincas.
- La finalidad de la grabación: Descrita en los puntos 1 y 2.
- Plazo de conservación: Los plazos establecidos legalmente para cumplir con las obligaciones derivadas de los fines. Por ejemplo, si el plazo para presentar una impugnación de la junta ante los órganos competentes es de un año, la grabación se debería guardar durante ese tiempo. Una vez finalizado el período descrito se debería proceder a su destrucción (borrado).
- Las posibles cesiones: en este caso a los órganos judiciales competentes para la resolución de conflictos.
- La posibilidad de ejercer los derechos recogidos en la normativa incluso el derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control (AEPD) si consideran que sus derechos han sido vulnerados.
Si tienes cualquier duda, ponte en contacto con nosotros o escríbenos en los comentarios, es muy importante que las comunidades de vecinos se adapten a la ley de protección de datos y cumplan con toda la normativa, siempre teniendo en cuenta las asesorías de rgpd especializadas en comunidades de propietarios. Como administrador de fincas es importante trabajar para conseguir disponer de una protección de datos completa entre la comunidad de vecinos.
